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Perchè dovresti pianificare un giorno senza meeting

Secondo la ricerca condotta da Atlassian, molti professionisti hanno una media di 62 meeting al mese. E’ un numero elevato. Perciò, tra gli ormai innumerevoli tentativi fatti per limitare il tempo speso per le riunioni, alcune aziende stanno mettendo in atto nuove soluzioni per modificare questa tendenza.


Una delle tattiche migliori al momento sembra essere quella di lasciare almeno un giorno alla settimana senza partecipare ad alcuna riunione – ad esempio “nessun meeting il Mercoledì”.

In più, Rory Vaden, co-founder di Southwestern Consulting, ha fatto un ulteriore passo in avanti, decidendo di programmare riunioni solo un giorno alla settimana, il Lunedì. E’ un approccio coraggioso e sembra che si sposi perfettamente con la loro realtà. Che questa soluzione possa andar bene o meno anche per la vostra azienda è certamente un tentativo che si può fare.

Personalmente credo che la soluzione migliore sia nel trovare un metodo che risulti ben bilanciato con il business in cui ci si trova a confrontarsi. Tutti però dobbiamo avere più consapevolezza ed essere più critici nel decidere a quali meeting partecipare, con l’obiettivo di ridurre al massimo il tempo speso in riunione.

Perché stabilire giorni senza meeting?

Ci sono alcuni benefici che si posso trarre dal porre un limite al numero di riunioni in ufficio:

  • per far capire a tutti i colleghi che le riunioni dovrebbero essere pianificate deliberatamente solo per valide motivazioni
  • per risparmiare tempo prezioso durante la settimana, come ad esempio il Lunedì mattina, quando le persone devono riprendere appieno il ritmo lavorativo, oppure al Venerdì pomeriggio, quando tipicamente le persone stanno pianificando le attività per la settimana successiva
  • per permettere a ciascuno di focalizzarsi sui progetti più importanti e realizzare cosa può essere fatto nelle poche ore di concentrazione disponibili

Ora, vediamo come rendere concreta per te e per la tua azienda l’idea di stabilire un giorno a settimana senza riunioni.

Comunica il tuo “meeting-free plan”

Mentre stai avvisando chi di dovere di questa tua decisione, sii certo di comunicare:

  • perché pensi sia una buona idea: sottolinea i benefici che abbiamo elencato sopra, evidenziando come potrebbero comportare un aumento della produttività aziendale
  • quali sono le tue aspettative: in base alla realtà lavorativa in cui ti trovi, puoi aspettarti che le persone ti comprendano? Sarà un giorno intero? La tua azienda è di grandi dimensioni? Potrebbe ogni parte di essa decidere come meglio adattarsi alla tua scelta?
  • quando rivedere questa decisione: è più facile per le persone provare nuove soluzioni se sanno che “non sarà per sempre”. Quanto durerà questa iniziativa, prima di modificarla?

Informa i colleghi che ci saranno delle eccezioni e che ti aspetti da loro una giusta valutazione di questa idea. Non si tratta di una regola indissolubile. E’ una linea guida per poter provare a fare le cose in modo diverso e più libero per il bene dell’intera organizzazione.

Rendi l’idea concreta per te stesso

Ora, come puoi trasformarti in un buon esempio per il tuo team e ritagliarti per davvero dei giorni senza meeting? Inizia dall’analizzare tutte le riunioni a cui partecipi con regolarità e ad individuare quali giorni potrebbero determinati come “free”. Ora pensa a quali progetti potresti completare in questi giorni speciali. Sarà più facile impegnarsi a lavorare in modo efficiente proprio in questi momenti della settimana, avendo più tempo a disposizione.

Impara a gestire le aspettative delle persone e fornisci ai tuoi colleghi alternative per incontrarsi, se ti propongono riunioni proprio in quei giorni che hai stabilito senza riunioni sul tuo calendario. Se necessario, individua un posto dove isolarti con te stesso per meglio concentrarti sul lavoro, magari inserendo il messaggio di risposta automatica di assenza dall’ufficio nella tua posta elettronica. Di chi preferisci avvalerti per meglio far rispettare e proteggere questo tempo senza meeting che ti sei ritagliato? La tua segretaria ad esempio, o il tuo team?

In conclusione, una volta entrato nel loop di questi giorni “meeting-free”, tieni traccia ogni settimana di quante ore avrai risparmiato e di cosa avrai prodotto in questo tempo così prezioso. Magari potrai utilizzarlo come case study, quando proverai a coinvolgere altri colleghi in questo progetto. Rivedendo quanto tempo avrai recuperato in questo modo, potrai anche modificare se necessario, il tuo modo di lavorare.

Potrebbe trattarsi di una strada in salita, ma, stai certo, che se seguirai i miei consigli, avere dei giorni senza riunioni può diventare realtà.


Fonte: Hays Viewpoint

Autore: Paul Axtell (President at Contextual Program Designs)

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